Poznaj lepiej funkcję e-Paragon w urządzeniach fiskalnych online Novitus
Czym są e-paragony?
E-paragon to dopuszczona polskim prawem elektroniczna forma paragonu fiskalnego, wygenerowanego i wysyłanego przez urządzenie fiskalne, po zarejestrowaniu w jego pamięci sprzedaży towarów lub usług.
E-paragon musi pochodzić z urządzenia fiskalnego i zawierać wszystkie wymagane przepisami dane paragonu fiskalnego: od nagłówka paragonu poprzez NIP sprzedawcy, numer wydruku, oznaczenie PARAGON FISKALNY, blok danych związanych z określeniem nazw sprzedanych towarów czy usług, ich cen jednostkowych, ilości, wartości, oznaczeniem literowym właściwej stawki podatku, ewentualnymi rabatami bądź narzutami, wartościami sprzedaży w poszczególnych stawkach podatku, kwotami podatku w poszczególnych wartościach, sumą podatku, podsumowaniem wartości sprzedaży brutto, oznaczeniem waluty (PLN), wartością do zapłaty, rozliczeniem płatności, formami płatności, numerem fiskalnym paragonu, numerem kasy, nazwą kasjera, datą i godziną zarejestrowania w urządzeniu fiskalnym sprzedaży, ewentualnym NIPem nabywcy, logo fiskalnym i numerem unikatowym urządzenia fiskalnego, na jakim paragon został zarejestrowany. Dane na paragonie powinny być w kolejności wymaganej przez Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Pobierz poradnik w formie wygodnego E-booka
Kasy i drukarki fiskalne wystawiają i przesyłają e-paragon w postaci zaszyfrowanego pliku w ustrukturyzowanym formacie JSON (JWS). Tak wynika z obowiązujących przepisów. Niestety, ten format pliku nie jest „przyjazny” dla odbiorcy, gdyż nie można go swobodnie przeglądać bez odpowiednich narzędzi (aplikacji potrafiącej interpretować zawarte w pliku dane). Może za to być zaimportowany do aplikacji, które ułatwią wyszukiwanie konkretnych paragonów pośród innych i tworzyć zestawienia i podsumowania informujące klienta np. o ilości środków wydawanych na jedzenie, ubrania, transport, rozrywkę, lekarstwa itp.
Urządzenia fiskalne marki NOVITUS, jako jedyne na rynku, oprócz obowiązkowego pliku e-paragonu w formacie JWS (JSON Web Signature) generują obraz tego konkretnego paragonu w graficznym formacie PNG, który można przeglądać jak „obraz” bez żadnych specjalizowanych narzędzi (aplikacji) – wygląda identycznie, jak paragon wydrukowany na papierze przez mechanizm drukujący danego urządzenia fiskalnego.
Tylko dostarczenie do nabywcy (za jego zgodą i w ustalony z nim sposób) pliku JWS (JSON) wygenerowanego przez kasę/drukarkę fiskalną spełnia obowiązek podatnika jakim jest wystawienie i wydanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży (…)
- § 6.1. Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Dokumenty potwierdzające sprzedaż wygenerowane przez programy sprzedaży NIE SĄ PARAGONAMI FISKALNYMI. Dostarczenie nabywcy jedynie takiego dokumentu nie spełnia powyższego obowiązku nałożonego na podatnika zobowiązanego do stosowania kasy rejestrującej.
Skąd urządzenie fiskalne wie, że ma wygenerować e-paragon zamiast wydruku paragonu?
Zarówno kasy fiskalne jak i drukarki marki Novitus mogą w treści paragonu umieścić dodatkowe pole zwane KID (id klienta). Z jednej strony jest to swoisty kod przypisany danemu nabywcy chcącemu odbierać e-paragony, a z drugiej, umieszczony na paragonie daje urządzeniu fiskalnemu sygnał, że tego paragonu nie należy drukować a jedynie zarejestrować w pamięci urządzenia i wygenerować jego formę elektroniczną w celu dostarczenia go nabywcy.
W przypadku drukarek fiskalnych to program sprzedaży musi posiadać możliwość wprowadzenia na paragon pola „KID” i przesłać go wraz z treścią paragonu do drukarki fiskalnej. Sama drukarka, pomimo posiadania funkcjonalności e-paragonów nie jest w stanie wprowadzić na paragon pola KID.
W przypadku kas fiskalnych dostęp do wpisania pola KID jest w odpowiedniej pozycji menu lub po jego odczytaniu czytnikiem kodów kreskowych (po wcześniejszym właściwym skonfigurowaniu kasy). W przypadku kas koniecznym może się okazać zmiana konfiguracji kasy na pracę offline wydruku paragonu, aby móc KID odczytywać w dowolnym momencie rejestracji sprzedaży (odczytanie KID na końcu rejestracji sprzedaży przy tradycyjnym ustawieniu kasy spowodowałoby, że paragon i tak byłby już wydrukowany na papierze, a więc nie było by efektu oszczędności papieru przy wysyłaniu e-paragonów).
Jak e-paragony przesyłane są do nabywcy?
Urządzenie fiskalne (czy to kasa, czy drukarka fiskalna) samo od siebie nie prześle bezpośrednio nabywcy e-paragonu. Konieczne jest używanie serwerów pośredniczących i odpowiedniego oprogramowania na nich. Adres takiego serwera oraz parametry przesyłanych danych programuje się w urządzeniu fiskalnym a kasa czy drukarka fiskalna wygenerowany e-paragon przesyła właśnie na ten serwer. Na tym serwerze musi być oprogramowanie, które odbierze e-paragon, po umieszczonym w e-paragonie KID zidentyfikuje nabywcę i w ustalony z nim sposób dostarczy e-paragon: do konkretnej aplikacji, na adres e-mail, przesłanie SMS z linkiem do odbioru e-paragonu, itp.
Uwaga! „Identyfikacja” nabywcy po KID to nie jego faktyczne zidentyfikowanie po imieniu, nazwisku czy innych danych osobowych, a jedynie „połączenie” KID ze sposobem i miejscem dostarczenia paragonu, na którym KID został umieszczony.
Skąd klienci mają pobrać KID aby otrzymywać e-paragony?
Niestety, nie ma jednego standardu realizacji e-paragonów dla całego kraju. Ministerstwo Finansów uruchomiło i udostępniło darmowy HUB paragonowy (serwer) oraz darmową aplikację eParagony, którą każdy może pobrać i zainstalować anonimowo na swoim smartfonie. Powstało również wiele rozwiązań komercyjnych, które używają swoich serwerów i swoich aplikacji do odbierania e-paragonów czy też innych sposobów ich otrzymywania. Dlatego w każdej placówce handlowej czy usługowej klient musi zapytać, według jakiego standardu realizowane są e-paragony, jak są dostarczane nabywcy i w jaki sposób się „identyfikować”, aby móc otrzymywać e-paragon zamiast paragonu w formie papierowej.
Wiele sieci handlowych udostępnia swoim klientom aplikacje, za pomocą których mogą odbierać również e-paragony. Wystarczy podczas zakupów zidentyfikować się kartą klienta, numerem telefonu lub kodem z aplikacji aby otrzymać e-paragon.
W niektórych miejscach można się spotkać z grafikami informującymi o realizacji e-paragonu poprzez serwery Ministerstwa Finansów.
W takim przypadku trzeba posiadać aplikację eParagony i „przedstawić” się kodem z tej aplikacji podczas dokonywania zakupów. Po zakończeniu paragonu na kasie fiskalnej (drukarce) e-paragon zostanie dostarczony do tej aplikacji.
W niektórych przypadkach trzeba odczytać swoim smartfonem kod QR umieszczony w miejscu sprzedaży a po jego odczytaniu wyświetlony zostanie ekran do podania np. swojego adresu e-mail lub dodatkowo swojego NIP (w celu umieszczenia NIP nabywcy na e-paragonie – tzw. uproszczona faktura). Taki sposób otrzymywania e-paragonu (bez wcześniejszej rejestracji, pobierania KID czy pobierania kolejnej aplikacji) udostępniony jest na bezobsługowych myjniach automatycznych z zamontowanymi kasami fiskalnymi marki Novitus.
Jak rozpocząć przygodę z wysyłaniem e-paragonów swoim klientom?
Drukarki fiskalne:
Jeżeli sprzedaż w danej placówce handlowej czy usługowej prowadzona jest przy pomocy drukarki fiskalnej, to konieczne jest zweryfikowanie, czy posiadany program sprzedaży potrafi na paragonie umieścić KID nabywcy – innymi słowy, czy obsługuje e-paragony. Niestety, posiadanie drukarek fiskalnym potrafiących realizować e-paragony nic nie da, jeśli program nie będzie potrafił umieścić na paragonie pola KID. W tym celu należy się skontaktować z dostawcą używanego oprogramowania. Jeśli program tego nie potrafi, to trzeba „wymusić” na dostawcy takie zmiany, lub zmienić program na taki, który to potrafi zrobić. Novitus dostarcza właściwą dokumentację protokołu komunikacyjnego z drukarką fiskalną oraz oferuje pomoc we wprowadzeniu bardzo niewielkich, ale koniecznych zmian w oprogramowaniu lub stworzeniem własnego systemu dystrybucji e-paragonów.
Jeśli posiadany program sprzedaży potrafi umieścić na paragonie pole KID, czyli obsługuje e-paragony, to warto zapytać dostawcę oprogramowania z jakimi systemami (serwerami przesyłającymi i aplikacjami odbierającymi) może współpracować. Czy są to wyłącznie komercyjne rozwiązania czy jest też dostępny standard realizowany przez HUB paragonowy Ministerstwa Finansów. Wówczas z dostępnych dla używanego programu opcji należy wybrać najbardziej oczekiwany sposób realizacji wysyłki i odbierania e-paragonów. Od dostawcy konkretnego, wybranego rozwiązania użytkownik powinien otrzymać informację z dokładną konfiguracją drukarki fiskalnej pod jego system oraz sposobem jej przeprowadzenia. W niektórych przypadkach może być potrzebna pomoc autoryzowanego serwisu drukarki, co w otrzymanej instrukcji powinno być dokładnie zaznaczone i opisane, co i jak serwisant musi skonfigurować.
Systemy komercyjne za realizacje wysyłki e-paragonów mogą pobierać dodatkowe opłaty.
Kasy fiskalne:
W kasach fiskalnych wprowadzenie KID odbywa się za pomocą klawiatury kasy lub podłączonego czytnika kodów kreskowych oraz określonych w jej menu funkcji. Również w przypadku kas fiskalnych jest możliwość skorzystania z własnych lub komercyjnych rozwiązań realizacji e-paragonów. W trakcie homologacji oprogramowania jest pierwsza kasa fiskalna NANO II ONLINE w wersji online 3.0, która będzie współpracować również z darmowym HUBem Ministerstwa Finansów. W przypadku kas fiskalnych jest jedynie konieczność właściwego oprogramowania w kasie adresów serwerów pośredniczących oraz parametrów tych transmisji.
Jak uruchomić obsługę e-paragonów?
W przypadku każdego urządzenia fiskalnego marki Novitus, w którym użytkownik chce uruchomić e-paragony, należy za pomocą niniejszej strony uruchomić usługę e-paragonów podając numer unikatowy kasy/drukarki fiskalnej.
W urządzeniach Novitus istnieje możliwość konfiguracji kilku różnych sposobów działania kasy/drukarki podczas wysyłania e-paragonów. E-paragon może być przesłany natychmiast, w przypadku braku połączenia z internetem (serwerem) urządzenie może podjąć jedno z działań:
• Drukuj paragon i nie ponawiaj prób wysłania e-paragonu
• Ponawiaj próby wysłania e-paragonu do skutku
• Drukuj paragon i ponawiaj próby wysłania e-paragonu do skutku
• Drukuj paragon i wysyłaj e-paragon bez względu na odpowiedź serwera
Używając drukarek fiskalnych marki Novitus użytkownik ma możliwość naprzemiennej współpracy z kilkoma różnymi systemami dystrybucji e-paragonów. Program sprzedaży może wraz z konkretnym paragonem zawierającym KID wysłać do drukarki informację na jaki serwer e-paragonów ma być on wysłany: dowolny komercyjny czy HUB Ministerstwa Finansów. Pozwala to sprzedawcy zrealizować takie rozwiązanie, jakie nabywca sobie życzy do otrzymania e-paragonu.
E-Dokumenty czyli e-paragony, e-faktury i e-dokumenty niefiskalne
Oprócz powyższych konfiguracji, możliwości przesyłania e-paragonów na różne serwery oraz wysyłania wraz z zaszyfrowanym plikiem JWS (JSON) również obrazu graficznego paragonu w postaci pliku PNG, kolejnymi unikatowymi rozwiązaniem w urządzeniach marki Novitus są:
• możliwość przesyłania do klienta nie e-paragonów ale i e-faktur. Jeśli klient zamiast paragonu życzy sobie fakturę VAT, to ten dokument, zgodny ze standardem nałożonym przez Ustawę o VAT może być dostarczony do klienta w formie elektronicznej, czyli e-faktury *
• możliwość wysłania nabywcy w formie elektronicznej wraz z e-paragonem również treści reklamowych wraz z grafiką dołączanych do paragonu lub jako całkowicie niefiskalne e-dokumenty niefiskalne (reklamowe, informacyjne itp.)*
* realizowane tylko w komercyjnych rozwiązaniach obsługi e-dokumentów poprzez protokół Novitus, niedostępne poprzez HUB MF.
