W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi sposobu programowania kas fiskalnych dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną, Krajowa Izba Gospodarcza Elektroniki i Telekomunikacji wystąpiła do Ministerstwa Finansów z zapytaniem, co należy zaprogramować w pozycji „NIP użytkownika kasy” podczas jej fiskalizacji, gdy użytkownikiem kasy jest osoba prowadząca działalność nierejestrowaną. Osoby takie nie posiadały bowiem nadanego przez Urząd Skarbowy NIPu, a identyfikowały się jedynie swoim numerem PESEL.
W swojej odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że w przypadku, gdy działalność nierejestrowana dotyczy obszaru, gdzie podmiotowo lub przedmiotowo jest obowiązek używania kas fiskalnych, to również w tym przypadku jest obowiązek stosowania kas rejestrujących. Dlatego – wg. Ministerstwa Finansów – uzyskanie numeru NIP jest niezbędne w przypadku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.
Jeśli więc prowadzisz swoją działalność w ramach tzw. działalności nierejestrowanej i zamierzasz kupić kasę fiskalną, pamiętaj aby przed jej fiskalizacją posiadać już nadany przez Urząd Skarbowy numer NIP.
Poniżej pełna treść pisma PT7.8160.70.2018.BRAI.540, przesłanego przez Departament Podatku od Towarów i Usług Min.Fin. do KIGEiT , w którym można znaleźć pełną wykładnię przepisów dokonaną przez Ministerstwo Finansów:
W związku z pytaniem Sekcji Dostawców Fiskalnych Urządzeń Rejestrujących Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji o określenie sposobu postępowania dotyczącego kas rejestrujących uprzejmie wyjaśniam.
Zgodnie z art. 5 ust. l ustawy z dnia 6 marca 2018r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. póz. 646), nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2017 r. póz. 847 oraz z 2018 r. póz. 650), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
Do podmiotów prowadzących tzw. działalność nierejestrową znajdą zastosowanie ogólne zasady dotyczące podatku od towarów i usług. Oznacza to, że podmioty, te mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej „ustawa o VAT", a gdy nie spełnią przesłanek - będą zobowiązane do rozliczania podatku na zasadach ogólnych.
Zwolniona z podatku od towarów i usług jest sprzedaż dokonywana przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Zwolnienie ma również zastosowanie w przypadku podatników rozpoczynających działalność gospodarczą w trakcie roku, z tym że przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży nie może przekroczyć kwoty 200 000 zł w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym.
Zwolnienie podmiotowe nie ma zastosowania do podatników wykonujących czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT tj. do podatników dokonujących dostaw: towarów wymienionych w załączniku numer 12 do ustawy; towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym (z wyłączeniami wskazanymi w tym przepisie); budynków, budowli lub ich części, w przypadkach o których mowa w art. 43 ust. l pkt 10 lit. a i b; terenów budowlanych; nowych środków transportu oraz do podatników świadczących usługi: prawnicze; w zakresie doradztwa (z wyłączeniami wskazanymi w tym przepisie) oraz jubilerskie. Podmioty wykonujące wskazane w tym przepisie czynności mają obowiązek rejestracji jako czynni podatnicy podatku VAT (w przeciwieństwie do podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku m.in. na podstawie art. 113 ust. l - patrz art. 96 ust. 3 ustawy o VAT).
Ponadto w przypadkach, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, tj. podatników, którzy nie korzystają z przedmiotowego zwolnienia z uwagi na dokonywanie dostawy lub świadczenie usług wskazanych w tym przepisie, podatnicy ci są obowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne (art. 96 ust. 1). Naczelnik urzędu skarbowego po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym (VAT-R) rejestruje danego podatnika jako "podatnika VAT czynnego" (art. 96 ust. 4).
Przepisy ustawy o VAT umożliwiają podatnikom, do których ma zastosowanie zwolnienie na podstawie art. 113 ust. l i 9, rezygnacje z tego zwolnienia i rozliczanie podatku jako podatnicy VAT czynni. Rezygnacja ze zwolnienia wymaga pisemnego zawiadomienia o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego.
W przypadku natomiast przekroczenia limitu uprawniającego do zwolnienia, o którym mowa wart. 113 ust. l i 9 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany do rozliczania podatku jako podatnik VAT czynny począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.
Odnosząc się do obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, należy zauważyć, że prowadzenie tej ewidencji ma charakter obowiązkowy i powszechny. Obowiązek ten został nałożony w drodze ustawy. Zgodnie z art. 111 ust. l ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, iż obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 111 ust. 8 ustawy o VAT, Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku stosowania kas, jakkolwiek mają one zastosowanie w określonych regulacjami przypadkach.
W odniesieniu do obszarów, gdzie ma miejsce szczególnie wysokie ryzyko występowania nadużyć podatkowych w obrocie towarami i przy świadczeniu usług, w związku z ukrywaniem rzeczywistych obrotów z działalności określonej w art. 111 ust. l ustawy, wprowadzono zasadę, zgodnie z którą ustawowy obowiązek stosowania kas rejestrujących obowiązuje bez względu na poziom osiągniętych obrotów z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz, co do zasady, wyklucza się stosowane zwolnienia przedmiotowe wynikające z załącznika do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Tym samym fakt prowadzenia działalności nierejestrowej w zakresie wskazanym w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Mając na uwadze powyższe do przedmiotowych podatników znajdą zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących2, m.in. obowiązek wydawania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego (§ 6 ust. l pkt 1), który to paragon zawiera m.in. co najmniej numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) - § 8 ust. l pkt 2.
Dodatkowo należy zauważyć, że zgodnie z § 20 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące3, kasa musi odpowiadać warunkom technicznym wskazanym w tym przepisie. Zgodnie z § 20 pkt 2 lit. b - kasa zapewnia zapis w pamięci chronionej, w szczególności następujące dane: m.in. numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika.
Biorąc pod uwagę powyższe oraz fakt, że ustawa o podatku od towarów i usług, jak również rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, nie przewiduje zwolnienia „działalności nierejestrowej" z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, uzyskanie numeru NIP jest niezbędne w przypadku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.