W dobie dynamicznego rozwoju handlu internetowego wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy prowadząc sklep internetowy muszę posiadać kasę fiskalną? Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ przepisy przewidują zarówno obowiązki, jak i liczne wyjątki. W tym artykule przedstawiamy aktualne regulacje na rok 2025 oraz praktyczne wskazówki dla właścicieli e-sklepów.
Kiedy sprzedaż online podlega obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej?
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy co do zasady sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Oznacza to, że:
Jeśli sklep internetowy prowadzi sprzedaż tylko dla firm (B2B), nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Jeśli jednak sklep obsługuje osoby prywatne, sytuacja może wyglądać inaczej.
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w e-commerce
Ustawodawca przewiduje szereg zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie, również dla branży e-commerce. W 2025 roku obowiązują m.in. następujące wyjątki:
Sprzedaż wysyłkowa z udokumentowaną zapłatą
Jeśli klient indywidualny:
- opłaca zamówienie przelewem, kartą lub systemem płatności online (np. Przelewy24, PayU, BLIK),
- a sklep przesyła towar za pośrednictwem firmy kurierskiej lub Poczty Polskiej,
wówczas taka transakcja może zostać zwolniona z obowiązku rejestracji na kasie, pod warunkiem że:
- płatność została zidentyfikowana (czyli wiadomo, kto zapłacił),
- firma prowadzi szczegółową ewidencję tych sprzedaży (np. numery zamówień, daty, dane nabywców).
Limit obrotów do 20 000 zł rocznie
Przedsiębiorcy, którzy w ciągu roku nie przekroczą sprzedaży na rzecz osób fizycznych w kwocie 20 000 zł brutto, są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy. Po przekroczeniu tego progu – kasa staje się obowiązkowa.
Kiedy kasa fiskalna będzie obowiązkowa w sklepie internetowym?
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w e-commerce występuje m.in. w następujących przypadkach:
- sprzedaż nieudokumentowana (np. brak dowodu wpłaty, płatność gotówką przy odbiorze osobistym),
- odbiór osobisty w punkcie sprzedaży, w którym brak jest innego sposobu ewidencji,
- sprzedaż towarów i usług objętych bezwarunkowym obowiązkiem ewidencji, np. części samochodowe, perfumy, sprzęt RTV/AGD – nawet jeśli spełnione są inne warunki zwolnienia.
Jakie kasy fiskalne stosuje się w e-commerce?
Dla sklepów internetowych, które muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie, najlepszym rozwiązaniem są kasy online, które:
- automatycznie przesyłają dane do CRK (Centralnego Repozytorium Kas),
- umożliwiają wydruk lub wysyłkę e-paragonów,
- integrują się z systemami sprzedażowymi i magazynowymi (ERP, CRM, e-commerce).
Niektóre rozwiązania POS oferują także moduły dedykowane do obsługi zamówień online i realizacji transakcji e-commerce w ramach jednej platformy.
Co grozi za brak kasy fiskalnej w sklepie internetowym?
Jeśli przedsiębiorca nie zarejestruje sprzedaży zgodnie z obowiązującym prawem, może zostać ukarany sankcjami administracyjnymi i finansowymi, w tym:
- grzywną do 180 stawek dziennych (nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych),
- obowiązkiem zapłaty dodatkowego podatku VAT,
- utratą prawa do ulg i zwolnień.
Dlatego warto dokładnie przeanalizować strukturę sprzedaży i sposób dokumentowania płatności, a w razie wątpliwości skonsultować się z doradcą podatkowym lub biurem księgowym.
Rekomendacje dla właścicieli e-sklepów
Aby zminimalizować ryzyko błędów i kar, właściciele sklepów internetowych powinni:
- Zidentyfikować grupy klientów (B2B czy B2C) i przypisać odpowiednią ścieżkę dokumentacji.
- Zadbać o archiwizację danych o płatnościach – każda transakcja powinna mieć przypisanego nabywcę.
- Zaktualizować regulamin sklepu o informacje dotyczące paragonów i faktur.
- Śledzić limity obrotu, by nie przegapić momentu, gdy kasa fiskalna stanie się obowiązkowa.
- Wybrać odpowiednią kasę online, jeśli sprzedaż wymaga jej zastosowania.
Podsumowanie
Nie każdy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną – ale wielu przedsiębiorców nadal popełnia błędy w interpretacji przepisów. Kluczowe znaczenie ma sposób zapłaty, udokumentowanie transakcji i to, czy sprzedaż trafia do osób fizycznych. W 2025 roku kontrole skarbowe są coraz bardziej zautomatyzowane, a dane z CRK umożliwiają szybkie wykrycie nieprawidłowości. Dlatego właściciele e-sklepów powinni na bieżąco analizować swoje obowiązki fiskalne i – w razie wątpliwości – działać zgodnie z zasadą przezorności.