Dużo problemów stwarza podatnikom utrudniony dostęp do przepisów prawnych regulujących kwestie związane z kasami fiskalnymi.Brak ich usystematyzowania i skompletowania w jednym akcie prawnym; nie są one drukowane w Dzienniku Ustaw (poza ustawą i rozporządzeniem) a dostępne są jedynie w postaci pism Ministerstwa Finansów, do których dostęp jest czasami wręcz niemożliwy. Aby pewne sformułowania były czytelne, podajemy wyjaśnienie kilku pojęć związanych z tym tematem.
Kasa fiskalna (rejestrująca):
Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Kasa fiskalna jest urządzeniem samodzielnym, rejestracja sprzedaży towarów i usług odbywa się bezpośrednio z klawiatury kasy. Kody towarów (wcześniej zaprogramowanych w bazie towarowej kasy) podawane są bezpośrednio z klawiatury kasy lub za pomocą czytnika kodów kreskowych podłączonego do kasy.
Program pracy kasy:
Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.
Program aplikacyjny kasy:
Jest to program współpracujący z modułem fiskalnym, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych nie dopuszczonych programem pracy kasy.
Drukarka fiskalna (rejestrująca):
Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Drukarka fisklana jest fiskalnym uzupełnieniem stanowiska sprzedaży opartego na komputerze i programie komputerowym, służącym do wystawiania paragonów. Drukarka jedynie drukuje paragony fisklane przygotowane i wysłane z programu komputerowego. Drukarka nie może działać samodzielnie, nie ma możliwości wystawienia paragonu fisklanego bezpośrednio z jej klawiatury.
Moduł fiskalny kasy:
Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.
Pamięć fiskalna kasy:
Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.
Fiskalizacja kasy:
Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
Numer unikatowy kasy:
Jest to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.
Paragon fiskalny:
Jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej czynności.
Raport okresowy (fiskalny):
Raport zawierający wydruk raportów dobowych zapisanych w pamięci fisklanej urządzenia w zadanym okresie pracy kasy. Zakres może być podany według dat lub według numerów raportów dobowych. Wykonany jako pełny posiada oznaczenia fiskalne. Wykonany jako "skrócony" (podsumowanie) jest wydrukiem niefisklanym.
Raport fiskalny (dobowy):
Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.