Wszystko co powinieneś wiedzieć o kasach online do myjni

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m, Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 2442) bezwzględnym obowiązkiem objęcia rejestracją na urządzeniach fiskalnych zostały usługi „mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej)”. Termin tego obowiązku w § 7.  Rozporządzenia określono na 1 lipca 2022 roku.

Z informacji przekazanej poprzez stronę internetową Ministerstwa Finansów wynika, że termin ten zostanie przesunięty na 1 października 2022 roku.

29 czerwca 2022 roku w Dzienniku Ustaw poz. 1368 opublikowane zostało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w którym data obowiązku rejestracji za pomocą kas fiskalnych na myjniach określona została na 1 października 2022 roku.

30 września 2022 roku opublikowane zostało w Dzienniku Ustaw nr 2029 Rozporządzenie Ministra Finansów po raz kolejny przesuwające termin obowiązku fiskalizacji dla myjni na 1 lutego 2023 roku.

Oznacza to, że najpóźniej 1 lutego 2023 roku na wszystkich stanowiskach myjni pojawią się kasy rejestrujące.

Doświadczenie fiskalizacji myjni do tej pory oraz poprzednich grup podatkowych (gastronomia, taxi, fryzjerki, kosmetyczki) pokazuje, że nie ma co czekać z instalacją kas na koniec terminu. Warto wcześniej zakupić i zlecić instalację kasy, jej rejestrację a jedynie z jej fiskalizacją poczekać do wyznaczonego terminu.

Jaką kasę wybrać?

§ 7. 3. W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.

Myjnia automatyczna oraz wszelkie znajdujące się na niej urządzenia służące do mycia, czyszczenia, sprzątania i prania pojazdów samochodowych są miejscem „szczególnego prowadzenia ewidencji”, chociażby poprzez brak osoby obsługującej kasę. Dlatego w myjniach muszą być zainstalowane urządzenia specjalizowane.

W/w Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących określa rodzaje kas następująco:

§ 7. 1. Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają następujących kas:

1) kasy ogólne – przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym – których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i spełniają szczególne wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas związane ze szczególnymi formami obrotu lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:

......

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Tak, jak nie można w aptekach i w komunikacji/przewozach stosować kas ogólnych (szczególny sposób…), tylko zgodnie z w/w przepisem muszą to być urządzenia specjalizowane do aptek lub do przewozu osób / bileterki, tak samo nie można dla sprzedaży automatycznej (bezobsługowej) używać kas ogólnych. Muszą być to kasy o zastosowaniu specjalnym, zgodnie z § 7. 1.1. w/w Rozporządzenia. Stosując rozwiązanie z homologacją kasy „ogólnego przeznaczenia” podatnik – właściciel myjni naraża się na „nieprzyjemności karno-skarbowe” za łamanie zapisów Rozporządzenia - doświadczyli tego swego czasu właściciele busów, którzy do rejestracji usług przewozu osób używali zwykłych kas rejestrujących.

Obowiązek stosowania kas specjalizowanych (zgodnych z § 7. 1. 2. f ) na myjniach potwierdza również w odpowiedziach na zadane pytania Krajowa Informacja Skarbowa.

Obowiązek używania kasy specjalizowanej, przeznaczonej do umieszczania w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów pozwala na niedrukowanie paragonów papierowych dla klientów nabywających usługi mycia i sprzątania pojazdów. Ministerstwo Finansów określiło to dokładnie na swojej stronie internetowej:

Możliwość zapoznania się na wyświetlaczu kasy z danymi paragonu określonymi w Rozporządzeniu dają właśnie urządzenia fiskalne z homologacją dla urządzeń specjalizowanych umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Rozporządzenie dokładnie określa, że wyświetlacz kasy musi pokazywać nabywcy przez 30 sekund dane paragonu:

1. numer unikatowy kasy,
2. numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
3. datę sprzedaży,
4. numer kolejny paragonu,
5. łączną wartość sprzedaży brutto,
6. łączną kwotę podatku,
7. typ formy płatności,
8. inne formy płatności,

Inny sposób prezentacji paragonu (np. sam kod QR czy link do pobrania paragonu elektronicznego) nie spełnia wymogów w/w Rozporządzenia.

Przy okazji warto zaznaczyć, że wydanie nabywcy paragonu w postaci elektronicznej (e-paragonu) jest możliwe tylko za zgodą klienta i w sposób z klientem ustalony. Jeśli nabywca podczas płatności za usługę nie posiada smartfona i nie jest w stanie odczytać kodu QR będącego linkiem do faktycznego paragonu fiskalnego, musi mu zostać wyświetlony paragon zgodnie z Rozporządzeniem bądź paragon musi zostać wydrukowany. W przeciwnym razie podatnik nie ma możliwości wydania nabywcy paragonu a sam nabywca jest pozbawiony możliwości jego otrzymania. Narusza to obowiązki podatnika stosującego kasę fiskalną.

Gdzie na myjni powinna być zamontowana kasa fiskalna?

Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących zostali zobowiązani do wystawiania i wydawania nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (§ 6. 1. 1. Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących). Oznacza to, że paragon powinien być zarejestrowany i wydany lub wyświetlony nie później niż z chwilą przyjęcia płatności za usługę. Miejscem prowadzenia działalności jest każde stanowisko myjni, które przyjmuje płatność za usługi (bez względu na formę płatności). Oznacza to, że na każdym takim stanowisku, gdzie przyjmowana jest płatność musi być zamontowana kasa fiskalna, która zarejestruje paragon oraz wyda go klientowi bądź wyświetli dane tego paragonu.

To również zostało określone przez Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pierwsze pytanie na stronie: https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/kasy-rejestrujace-w-automatach

„Na obecnym etapie rozwiązań nie przewidziano dla branży myjni stworzenia centralnej kasy rejestrującej, do której podpinane byłyby stanowiska na terenie z danej myjni.” - w ten sposób Ministerstwo Finansów  w odpowiedzi Wiceministra Finansów Artura Sobonia na interpelację poselską (zamieszczoną na stronach Sejmu) jasno określiło, że w myjniach nie wolno stosować "kas centralnych" fiskalizujących usługi z kilku stanowisk.

Podczas specjalnego spotkania 4 sierpnia 2022 r. przedstawicieli branży myjni automatycznych z kierownictwem Departamentu Podatków od Towarów i Usług Ministerstwa Finansów zostało jasno i wyraźnie potwierdzone, że na myjniach automatycznych muszą być stosowane kasy specjalizowane. Przepisy nie dopuszczają stosowania tam kas ogólnego zastosowania. Miejsce instalacji to każde stanowisko, gdzie pobierana jest opłata za usługę. Nie można stosować kas pracujących "centralnie".

Takie samo stanowisko zostało zaprezentowane w Opinii prawnopodatkowej w przedmiocie obowiązku stosowania specjalizowanych kas rejestrujących na myjniach automatycznych autorstwa Instytutu Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy

Właściciel myjni musi podpisać oświadczenie

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. poz 957) w § 8. określa obowiązki podatnika stosującego kasę rejestrującą. Jednym z obowiązków jest sporządzenie i podpisanie oświadczenia przez obsługującego kasę - w przypadku kas umieszczonych w automatach oświadczenie podpisuje właściciel kasy - w którym oświadcza, że zapoznał się z obowiązkami nałożonymi w Rozporządzeniu. Wzór oświadczenia został określony w Załączniku nr 3 do w/w Rozporządzenia. Takim obowiązkiem jest np.:

• obowiązek ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej każdej sprzedaży towaru lub usługi osobie fizycznej,
• obowiązek wystawienia i wydać kupującemu paragonu fiskalnego, nawet bez jego żądania
• paragon fiskalny ma być wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

W Części B w/w Załącznika nr 3 do Rozporządzenia określono skutki nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego:

Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r. poz. 19, 568 i 695)).

Jak zintegrować kasę fiskalną z myjnią?

Istnieje wiele możliwości integracji kasy fiskalnej ze stanowiskiem myjni. Oczywiście wszystko zależy od typu i możliwości danej myjni. Najpopularniejszym sposobem integracji kasy z myjnią jest podłączenie jej do informacji przekazywanych z wrzutnika monet bądź terminala płatniczego do samego modułu sterującego stanowiskiem myjni (urządzenia odkurzającego, czyszczącego itp.). Informacje takie można pozyskać z sygnałów impulsowych, danych przekazywanych przez protokół CC Talk lub MDB. Odpowiednia konfiguracja i oprogramowanie kasy pozwolą określić, jaki nominał miała wrzucona moneta i jaką kwotę należy "zafiskalizować" na paragonie fiskalnym i obliczyć od niej właściwy podatek VAT. Również w ten sam sposób można pozyskać dane z terminala płatniczego zamontowanego na stanowisku myjni. Również właściwa konfiguracja pozwala kasie rejestrować na paragonie, czy płatność za usługę została dokonana gotówką czy kartą płatniczą.

Innym sposobem integracji kasy z myjnią jest możliwość przesyłania danych do kasy z komputera myjni poprzez protokół komunikacyjny. Tę funkcjonalność będą miały nowoczesne myjnie, sterowane przez system komputerowy.

Czy kasa będzie "fiskalizować" żetony i karty pre-paid?

Oprócz monet do wrzutników na myjniach wrzucane są również zakupione w specjalnych punktach żetony a oprócz kart płatniczych przyjmowanych przez terminale płatnicze za usługi na myjniach klienci mogą płacić kartami przedpłaconymi. Obecna praktyka jest taka, że ich fiskalizacja nastąpiła w chwili ich sprzedaży - nabywca wówczas otrzymał paragon fiskalny lub fakturę za ich zakup.

Właściwa konfiguracja wrzutnika monet oraz terminala płatniczego i przekazywanych do kasy z nich informacji pozwala na pominięcie fiskalizacji wrzucanych żetonów i płatności kartami przedpłaconymi, aby uniknąć podwójnej rejestracji i podwójnego opodatkowania tej usługi. Potwierdzeniem tego jest film nagrany na jednej z pracujących myjni, gdzie zamontowana i pracująca już w trybie fiskalnym kasa Novitus SDF-3 poprawnie fiskalizuje tylko te płatności, które nie były wcześniej zafiskalizowane: https://www.youtube.com/watch?v=UxHeX7gQC7U

Czy kalibracja wrzutników również będzie "fiskalizowane"?

Na myjniach występują różne prace, które dla myjni są pracami serwisowymi. Wielokrotne wrzucanie monet w celu kalibracji wrzutnika, mycie urządzeń oraz stanowiska myjni, mycie testowe - to właśnie takie operacje. Z racji tego, że nie są one usługami, nie powinny być zaliczone do obrotu myjni oraz nie powinien być od nich naliczony podatek VAT. Dlatego kasa posiada "tryb serwisowy", który po uruchomieniu sygnalizowany jest na wyświetlaczu kasy wraz z czasem, jaki pozostał do jego zakończenia. Po zaprogramowanym czasie (10 minut) kasa automatycznie wróci do trybu normalnej pracy i będzie możliwa rejestracja usług i wyświetlanie paragonów.

Jak połączyć kasę na myjni z Centralnym Repozytorium Kas?

Kasy oferowane na myjnie muszą być kasami online. Oznacza to, że zgodnie z Ustawą podatnik jest zobowiązany zapewnić kasie połączenie internetowe z CRK. Takiego połączenia można dokonać poprzez dostępny na myjni internet (często jest tam internet w celu zapewnienia dostępu do monitoringu, płatności kartami itp). Kasa do internetu może być połączona przez złącze LAN (Ethernet), moduł WLAN (WiFi) lub - w przypadku braki internetu na danej myjni - poprzez modem GSM.

Połączenie internetowe jest również potrzebne właścicielowi myjni do komunikacji z kasą fiskalną - poprzez specjalną stronę internetową będzie miał dostęp do danej kasy, zarejestrowanych na niej paragonów, jej konfiguracji itp.

Jak otrzymać z kasy paragon z NIP nabywcy?

Do tej pory płacąc za usługi na myjni automatycznej klient nie mógł pobrać za usługę paragonu, paragonu z NIPem nabywcy czy faktury VAT - było to możliwe jedynie poprzez zakup żetonów czy kart w specjalnych punktach sprzedaży. Wraz z montażem kasy rejestrującej na myjni pojawia się możliwość otrzymania za usługę zarówno paragonu w formie elektronicznej jak i paragonu z NIPem nabywcy. Paragon z NIPem nabywcy (uproszczona faktura VAT) daje możliwość rozliczenia takiej usługi w firmie. Obok wrzutnika monet lub wyświetlacza powinien być przyklejony specjalny kod QR z właściwą informacją. Taki kod QR należy PRZED WPROWADZENIEM PŁATNOŚCI odczytać smartfonem. Na specjalnej stronie internetowej, która zostanie otwarta po jego odczytaniu należy potwierdzić adres myjni, następnie wpisać NIP nabywcy (lub pozostawić puste pole), koniecznie wpisać poprawny adres e-mail. Dopiero wówczas dokonać płatności za usługę (wrzucić monety lub zapłacić kartą płatniczą). Oprócz wyświetlenia danych paragonu na wyświetlaczu kasy, wygenerowany przez nią e-paragon zostanie wyświetlony na otwartej w smartfonie stronie internetowej oraz przesłany na podany adres e-mail.

Ważne informacje z Ministerstwa Finansów

W dniu 4 sierpnia 2022r., w Ministerstwie Finansów odbyło się spotkanie przedstawicieli branży myjni bezdotykowych z kierownictwem Departamentu Podatku od Towarów i Usług. Podczas spotkania przedstawiciel Ministerstwa Finansów przekazał uczestnikom spotkania stanowisko na temat fiskalizacji myjni w odniesieniu do zgłoszonych uwag i propozycji. Między innymi potwierdzono że:

1. Zgodnie z wcześniejszymi informacjami przekazywanymi przez Ministerstwo Finansów możliwą do zastosowania w myjniach automatycznych jest wyłącznie kasa fiskalna specjalizowana. Obowiązujące przepisy nie pozwalają na zastosowanie kas ogólnego zastosowania.

2. Kasa fiskalna musi być umieszczona w urządzeniu gdzie dokonywana jest płatność - nabywca usługi ma widzieć na wyświetlaczu, że transakcja została zafiskalizowana i będzie od niej odprowadzony właściwy podatek.

3. Zastosowanie kas centralnych jest niedopuszczalne. Takie rodzaj kasy rejestrującej nie jest znane obecnym przepisom ani technicznym ani użytkowym dla kas fiskalnych. Takie też są interpretacje indywidualne wydane przez Krajową Administrację Skarbową.